Une démarche explique comment on va d'un point à un autre par exemple de la découverte d'un problème (son origine) à la résolution du problème. En ce sens, c'est un cheminement, la route à suivre, les anglais utilisent "roadmap" : la démarche Qualité est un exemple. Une démarche est générale et s'applique donc à un grand nombre de cas. C'est à la fois un raisonnement, un cheminement, des méthodes et des outils. C'est aussi une manière de penser, de raisonner : par exemple la démarche scientifique, la démarche écologique...
Les méthodes sont généralement spécifiques et s'appliquent dans des cas bien déterminés. Certaines sont générales, font l'objet de publications et sont enseignées à l'Université. L'analyse fonctionnelle, l'analyse de la valeur, la méthode PDCA, le SPC, la gestion de projet... sont des méthodes générales bien connues. Mais il y en a beaucoup de méthodes spécifiques, trop même et pour pouvoir choisir la méthode spécifique qui convient, il faut commencer par une démarche générale.
Les outils sont au service de la démarche et des méthodes. Pour analyser et résoudre les problèmes, on dispose d'une caisse à outils utilisée pour rechercher, trouver, créer, classer, hiérarchiser, pondérer, optimiser, choisir... Le diagramme d'Ishikawa, le diagramme de Pareto, le brain storming, le diagramme de PERT, de Gantt, le QQOQCC-P, les check-listes... sont des outils classiques en résolution de problème. Chaque outil est conçu pour exécuter un travail déterminé et faciliter la tâche de celui qui l'utilise. Généralement les méthodes indiquent les outils à utiliser.
Il existe encore d'autres termes que l'on utilise parfois :
un algorithme est une méthode
qui permet de résoudre un problème par une suite d'opérations clairement
identifiées (souvent réalisées par calcul au moyen d'un ordinateur),
une table est un outil qui permet d'exécuter rapidement des calculs répétitifs,
une enquête est une démarche intellectuelle et physique qui a pour but la découverte de faits, de preuves, l'amélioration des connaissances ou la résolution d'une énigme,
une recherche est une démarche intellectuelle ou expérimentale qui a pour but l'amélioration des connaissances ou la résolution d'un problème scientifique ou techniqu.
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